Você já ficou na mão por ter enviado uma guia para o cliente e ele disse que não recebeu?

Ou mesmo depois de enviado com dias de antecedência ele simplesmente não pagou por que disse que não viu?

Tenho uma boa e uma má notícia para você.

A má é que essa é uma realidade. Vemos isso nos 18 estados em que trabalhamos, você não está sozinho.

A BOA é que dá sim para resolver isso de uma vez por todas.

Quando seu colaborador acaba de elaborador uma guia, o robô pega essa guia baixa automaticamente para que você gestor saiba que já foi feita e imediatamente dispara para o seu cliente um comunicado de que a guia está disponível e é só ele pegar. Para dar mais segurança, você pode cadastrar mais que um e mail do cliente para não ter desculpas.

Quando faltarem 3 dias para o vencimento da Guia, enquanto você já está preocupado com outra rotina, o sistema automaticamente manda um novo comunicado ao seu cliente avisando que já faltam 3 dias para o vencimento e ele ainda não retirou o documento.

Se ainda assim, ele não pegar, quando faltar 1 dia para o vencimento, é você gestor quem recebe um alerta dizendo que o João ainda não pegou a guia do Simples para pagar.

O que você ganha com isso?

1 -  Acompanhamento em tempo real da entrega das guias pela sua equipe.

2 -  Aumenta sua produtividade por não depender de o colaborador ficar responsável pelo envio ao cliente.

3 – Segurança de que a guia vai chegar nas mãos do seu cliente e de que ele vai ser cobrado automaticamente caso não pegue a guia.

4 – Queda abrupta nos recálculos, pois um dia antes do vencimento, quando o cliente não pegou a guia, você é notificado para contatar o mesmo para que ele efetue o pagamento até a data e evite o retrabalho para o escritório.

5 – O custo dessa segurança e tecnologia cabe exatamente dentro do seu orçamento, pois foi desenvolvido para pequenas e médias contabilidades.

Se tem um assunto que realmente requer uma atenção muito especial, são as obrigações acessórias.

A entrega das obrigações é basicamente dividida em 2 partes.

1° frio na barriga, atenção dobrada e muita fé que a receita vai validar de primeira e que vai dar tempo de fazer tudo dentro do prazo sem passar nada.

2° Um alivio enorme e um peso que sai das contas depois que é feita a conferência e tudo deu certo.

Essa é a vida de quem trabalha com entrega de obrigações.

O grande problema é que muitas vezes, não é você gestor que está elaborando, transmitindo e conferindo. Depende em quase 100% da confiança na sua equipe, que são humanos, e podem sim falhar. O problema das falhas nesse caso é que o as consequências são pesadas e se descobre só la na frente.

Meus parabéns se você tem uma rotina legal de conferência onde passa recibo por recibo para ver se está tudo certinho.

Mas e se houvesse uma forma de ter essa segurança, acompanhar de pertinho sem ter a necessidade de gastar tanto tempo conferindo. Aliás, não foi 1 nem 2 experiências que tivemos com surpresinhas de anos atrás, onde uma obrigação deixou de ser transmitida.

Quando seu colaborador pega o recibo e salva na pasta, nosso robô pega esse arquivo, abre, valida todas as informações para confirmar qual é o cliente, a obrigação, competência, CNPJ, Inscrição e tudo mais.

Depois dessa identificação ele atualiza um painel de resultados que lhe dá 4 respostas em tempo real.

1 – Quantas obrigações haviam para ser transmitidas

2 – Quantas foram transmitidas com dias de antecedência

3 – Quantas foram feitas, mas, depois do prazo

4 – O que está atrasado.

Nome de arquivo incorreto, documento adulterado, recibo salvo na pasta errada. ACABOU!
Do robô não passa nada. Quer segurança maior?
Ele ainda guarda esse recibo para você consultar quando e de onde quiser.

Tudo que você precisa controlar vencimentos dá para fazer com uma bela planilha de excel e até mesmo com um checklist de controle manual. Algo simples, objetivo. Legal né?

Agora faça isso com mais de 36 mil rotinas anuais? Rs

Essa é a vida de uma contabilidade que atende a uma média de 100 clientes. Cerca de 3 mil tarefas mensais, dentre elas:

- Impostos

- Obrigações Acessórias

- Folha de pagamento

- Balancetes

- Parcelamentos

- Alvarás

- Licenças

- Certificados

Além das solicitaçõezinhas diárias e ligaçõezinhas para tirar dúvidas que podem levar mais de meia hora.

É possível controlar tudo isso em excel?

Sim.

É funcional e produtivo?

Não!

Isso acontece por que para controlar tudo isso são necessárias inúmeras planilhas de controle que abrem margem para alguns inconvenientes.

1 – Planilhas são frágeis, pequenos dados incorretos podem gerar uma confusão enorme.

2 – Cada colaborador ou departamento tem o seu controle e seguem um padrão distinto.

3 – Como são controles separados, dá um trabalho danado para você gestor conseguir enxergar o que acontece. Para saber algo, vai muito mais da confiança e de perguntar para o colaborador.

Com o sistema, todos, eu disse TODOS esses controles paralelos apontados acima passam a ser centralizados em um único local. Um controle de forma segura, que elimina absurdamente a margem de erros. Independente se é folha, escrita, parcelamento, está tudo na sua tela em um painel de resultados atualizado em tempo real.

Além do painel de Gestão a Vista, onde você pode colocar uma tela na frente da produção, na sua sala, ou mesmo na recepção para que todos vejam o nível de Organização de Rotinas extraordinário com tudo na palma das suas mãos.

Você já ficou enroscado com algum processo por que o seu cliente não mandou a documentação completa e leva mais uma eternidade para lhe mandar o que está faltando?

Já teve que fazer registro sem cliente mandar carteira, sem comprovante de residência e sem as cópias necessárias?

De alguma forma, em algum momento você sentiu que a forma de enviar e receber documentos com seu cliente não estava legal?

Então vamos dar um fim a isso!

A partir de agora, você tem uma ÁREA EXCLUSIVA com seu cliente. Seu próprio canal, sem depender de intermediários como provedores de e mail.

Na sua ÁREA EXCLUSIVA seu cliente pode abrir solicitações, acompanhar os processos em andamento, você pode mandar documentos para ele. Pode solicitar documentos pendentes. Comunicação direta, sem mediador.

Tudo isso dentro da mesma plataforma, na sua vista, no seu controle. Você enxerga se teve solicitação que entrou fazem dias e ainda não foi atendida.
Se tem coisa enroscada por que o cliente não mandou o que devia. Isso sem ter que perguntar para seu colaborador que teria que ficar caçando e mails para verificar do que se trata.

Canal direto, você e seu cliente com indicadores de gestão em tempo real!

Por ser responsável por inúmeras folhas de pagamento e cada uma com as mais diversas variáveis, pode falar a verdade. Esse controle está todo nas mãos da sua equipe. Você só espera e tem fé que foi tudo entregue, não é mesmo? Rs

Vamos imaginar um cenário diferente:

Você está na sua sala, ou fora do escritório e consegue agrupar seus clientes por modelos de folha diferentes. Os que são só pró-labore, domésticas, sem ponto, com ponto e todas as outras particularidades.

Agora imagine em uma tela só, conseguir acompanhar a entrega delas em tempo real, entrega de impostos, conferências e fechamento, não só do mês, mas do ano todo. Em gráficos percentuais, você sabe que a empresa do G-ONE está com 87% da sua folha finalizada. Logo em seguida você vê ela batendo 100%, sendo disparada ao seu cliente, ele sendo notificado, retirando, gerando um protocolo de recebimento e finalização do trabalho com data, horário e pessoa que retirou.

Lindo esse cenário, não é?

Pois é. Está a um passo de ser uma realidade aí no seu escritório contábil. Chama ai no chat, quero entender como funciona a sua empresa e lhe ajudar a transformar toda essa imaginação em algo concreto em menos de 15 dias.

Essa sem sombra de dúvidas, é a menina dos olhos do G-ONE. A área mais elogiada do sistema. Imagine só conseguir acompanhar o andamento de todas, definitivamente, todas as contabilidades das suas empresas em uma única tela.

Praticidade para sua equipe com um layout amigável, objetivo e personalizado com as particularidades de seu escritório somado a uma visão clara e panorâmica para o gestor identificar onde está parada cada uma através de relatórios percentuais.

Durante um processo, quantas vezes o cliente te liga para perguntar onde está parado, quando vai sair, ou simplesmente para dizer que está demorando?

E quando viramos o outro lado da moeda, você precisa de documentação do cliente que demora séculos para lhe mandar, as vezes some no mundo, quando não aparece do nada cobrando e dizendo que não sabia que tinha que lhe mandar algo?

E quando o cliente liga para você para perguntar sobre o processo, mas está sendo feito por um colaborador e você não sabe onde está parado e não consegue responder ao cliente de imediato?

É meu amigo, depender de repartições e documentação por parte do cliente é um verdadeiro teste para cardíaco. Esse processo se torna um pouco mais desagradável quando você depende de provedores de e mail para isso. Com o controle de Processos você consegue.

1 – Acompanhar toda demanda de trabalho da sua equipe

2 – Sem sair da sua sala, ver o que depende do cliente, o que está em repartição ou na mão do colaborador

3 – Consegue estabelecer missões por etapas. Ex: Até dia 10 essa abertura tem que estar na junta.

4 – Através da área do cliente, consegue solicitar documentos, trocar informações e manter o cliente atualizado de tudo que acontece diminuindo drasticamente as ligações perguntando onde é que está parado.

Podemos dizer que os retrabalhos são, sem sombra de dúvidas, o buraco no fundo do balde de qualquer contabilidade.

 Seu colaborador atolado até o pescoço com as folhas de pagamento, e tem que parar o que estava fazendo para recalcular um FGTS do cliente dos últimos 4 meses.

 Com o G-ONE você consegue não só enxergar a quantidade de retrabalhos que cada cliente dá, mas também precificar isso. Conseguir chegar no final do ano na frente do cliente e mostrar que durante aquele período ele lhe demandou 8 recálculos de FGTS, perdeu 4 vezes a data da guia do Simples e pediu 5 prévias de rescisão que totalizaram x reais fora do valor dos honorários. Se você vai repassar ou não esse custo para o cliente, é uma decisão sua, mas saber que existe e o quanto isso onera o escritório é essencial.

Existem inúmeras atividades que oneram o escritório de alguma forma. As vezes um recolhimento de taxas, autenticação de documentos, despesas operacionais, despesas com deslocamento. O problema é que muitas dessas não são repassadas para o cliente pela dificuldade de controlar esses detalhezinhos.

Cada atividade executada no G-ONE conta com uma aba 'Financeiro', nessa aba são lançadas quaisquer despesas extras que o escritório venha a ter, de forma a alertar seu financeiro de imediato sobre a existência do custo e a necessidade da cobrança ao cliente.

Você já passou pela situação de bater o olho nos alvarás, licenças específicas e se deu conta de que tinha passado alguma coisinha?

Aí está uma coisa morosa de se controlar. Delegar então é mais complexo ainda, por que não dá para ficar acompanhando todos os dias se o que tinha para fazer e o que foi entregue.

Que tal eliminar essa dor de cabeça e colocar alguém para ficar monitorando isso 24 horas por você?

Todos os vencimentos individuais de seus clientes centralizados em um único local de forma simples, objetiva, funcional e intuitiva.

Alvarás, licenças, procurações, certificados digitais, aniversário de clientes. Tudo que tiver uma data de vencimento específica para aquele cliente você controla em um menu desenvolvido exclusivamente para isso.

 Com o painel de controle, acompanhe o que vence naquele mês, na semana, no dia e ainda conte com o reagendamento automático após a conclusão da atividade. Novos tempos, não passa mais nada!

Já parou para pensar como seria se você soubesse precisamente quanto tempo foi gasto para fechar cada uma das empresas em cada mês?

No G-ONE você conta com o controle de tempo. Seja tempo por atividade, tempo por colaborador, tempo por equipe, tempo dedicado a cada empresa, não importa. Onde houver a necessidade de mensurar o tempo, você tem esses dados na palma das mãos para o auxiliar em suas tomadas de decisão. Salário de Colaborador, valor do honorário do cliente, bonificação para equipe, tudo.

Tudo fica mais claro, transparente e preciso se você souber exatamente o esforço que foi demandado em sua realização.

Seja por e-mail, por telefone ou via um canal de atendimento próprio. Definitivamente, sempre haverá as solicitações esporádicas. Registros, dispensas, férias, C.A.Ts, cópias de contrato social, cartas de faturamento, dúvidas gerais e uma infinidade de outras mais.

Se tem uma coisa complexa de se fazer sem um software de apoio é controlar os prazos de entrega disso. Com o G-ONE, você padroniza a execução das solicitações através de fluxogramas, coloca prazo de entrega em cada uma delas, é notificado quando alguma coisa passou do prazo e ainda consegue dar um feedback para o seu cliente em tempo real através da área do cliente.

Para o seu cliente mandar essa solicitação você escolhe o melhor canal para um deles. Tem gente que prefere por e mail, podem abrir a solicitação direto pelo seu site, ou mesmo ligar no escritório e o seu colaborador abre o processo e libera a visualização para o cliente acompanhar através da ÁREA EXCLUSIVA.

Além, é claro, do acompanhamento pelo painel do gestor apresentando o que foi pedido pelos clientes, o que foi entregue no prazo, o que foi entregue em atraso e o que permanece atrasado.